一、小微企业组织机构控制指通过组织内部的机构设置的合理性和有效性所进行的控制,主要包括采用合理的组织方案,采用合理的组织结构,建立组织,系统等内容。换句话说,就是将控制的功能置入单位的组织机构之中,不使某一部门拥有过分集中的权力,而是使权力适当分散,形成互相联系、互相制约的格局,防止或减少因权力过于集中没有制衡而导致错弊发生的可能性。机构控制和适当分权原则有利于管理控制,但布点过多和过度分散会造成业务效率的下降,有碍经济效益的提高,因此机构控制应把握一个合理的限度。
二、小微企业职务分离控制指对于组织内部的不相容职务(指由一人承担容易造成差错和舞弊,且发生了错弊容易掩饰而不易被发现和查处的某一项或某几项职务),必须进行分工负责,不能由一人同时兼任,由此达到互相控制的作用。职务分离控制可在早期的内部牵制制度中找到雏型。它的初衷是不让某一(些)个人经办业务全程,而是通过多人的介入,相互制约,以减少错弊发生的可能性。常见的职位分离有管钱、管物和管账分离,出纳与对账分离,记账与复核分离,采购与付款、验收分离,保管与盘点分离,授权与执行分离,收款与发货分离等。
三、小微企业授权批准控制指组织内部各级工作人员必须经过授权和批准才能对有关的经济业务进行处理,未经授权和批准的人员不能接触和处理有关业务,以使管理者对有关业务实施有效控制。授权控制分为一般授权(指对常规业务进行的长期授权,授权后被授权者即可办理有关业务,而无须再行报告,除非所授权利被收回)和特殊授权(指对一些重大业务所采取的特批授权,此类授权仅一次有效,下不为例)。对各类业务采取何种授权方式,应视单位的管理层次、管理幅度以及单位的管理特点和风格而定。授权应与被授权人的责任有关,与其业务活动的范围有关。如对采购人员授予的采购权,对财会人员和财务部门负责人授予的审批报销权,对生产调度人员授予的生产指挥权等,都应与其责任及业务活动范围相适应。对财务造假易生业务应予特殊授权或经常变换授权,以打乱造假者的部署,缩小其活动领域,增加其暴露的可能性,而对非造假易发环节可采取一般授权形式。
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